旅行会社で時間が消えている4か所
旅行会社の仕事は、外から見ると「旅行を企画して売る」の一言で説明されます。しかし実際に社内の時間を食っているのは、その前後にぶら下がった手配と確認と入金の作業です。個人旅行が中心か団体旅行が中心かを問わず、多くの会社で共通しているのは次の4か所です。
- 手配先の回答待ちと取消の期限が、担当者ごとの手帳に分かれている：宿泊施設、貸切バス、食事の会場、ガイド。どこに何を依頼して、どこから回答が来ていないか、いつを過ぎると取消に費用がかかるかは、依頼した担当者の頭とメールの受信箱の中にある
- 参加者の名簿と書類の不足に、締切の直前まで気づけない：申込書、同意書、食事の配慮の申告、部屋割りの希望。団体旅行の幹事から届く名簿は形式がばらばらで、何が出ていないかは一覧にしないと見えません
- 入金と支払が、旅行と結びつかないまま流れている：お客様からの旅行代金の入金と、手配先への支払。通帳には金額と振込名義しか載っていないので、どの旅行のどの参加者の分なのかを毎回照らし合わせている
- 期限のある登録と研修の決まりごとが、社長の記憶で回っている：旅行業の登録の更新、旅行業務取扱管理者の研修、営業所ごとの管理者の選任。どれも「そういえば」と誰かが思い出したときに動き出している
この4つに共通しているのは、どれも旅行の企画力ではなく「日付と人数と金額と記録が、表と手帳と受信箱に散らばっているせいで、誰かが定期的に思い出して確認しに行っている」という構造だという点です。どんな旅行をどう組むかの判断は人がやるとしても、集めて期限の近いものを目立たせるところは道具に任せられます。そして、この種の道具は予約システムの入れ替えを待たなくても、業務を知っている本人が自分で用意できるところまで来ています。Claude Codeがどんなツールかをまだご存じない方は、こちらの入門記事から読むと以降の話がつかみやすくなります。手配を受ける側の目線ではホテル・旅館の予約と清掃の管理を扱った記事が、旅行会社から見た手配先の事情を知るうえで参考になります。
手配先の回答と取消の期限を、出発日の側から見張る
まず、手配そのものに法令の定めがあることを押さえておきます。旅行業法第十二条の十は、旅行業者は、企画旅行を実施する場合においては、旅行者に対する運送等サービスの確実な提供、旅行に関する計画の変更を必要とする事由が生じた場合における代替サービスの手配その他の当該企画旅行の円滑な実施を確保するため国土交通省令で定める措置を講じなければならないと定めています。これを受けて旅行業法施行規則第三十二条は、その措置の第一号として、旅行に関する計画に定めるサービスの旅行者への確実な提供を確保するために旅行の開始前に必要な予約その他の措置を挙げています。企画旅行では、出発までに予約が確実に取れていることが、そもそも旅行業者の義務の側に置かれているということです。
手配先とのやりとりにも書面の定めがあります。旅行業法第十二条の五第三項は、旅行業者等は、旅行業務に関し取引をする者（旅行者を除く。）と旅行業務に関し契約を締結したときは、国土交通省令で定める場合を除き、遅滞なく、当該取引をする者に対し、旅行者に提供すべき旅行に関するサービスの内容その他の国土交通省令で定める事項を記載した書面を交付しなければならないと定めています。
そのうえで、現場を苦しめているのは手配の難しさではなく、依頼した手配のうち、どれの回答がまだ来ていないかを一覧で見られる場所がないという状態です。依頼はメールで、回答は電話で、変更の連絡はまた別のメールで届き、結果として「この旅行の手配は全部そろっているか」を答えるには、担当者が受信箱をさかのぼるしかなくなります。
ここで内製が効くのは、予約システムを作ることではありません。旅行・手配先・依頼の内容・依頼した日・回答の状況・取消に費用がかかり始める日・出発日という最小限の項目に整理しておけば、「回答が来ていない手配」も「取消の期限が一週間以内に来る手配」も、受信箱をさかのぼらずに取り出せます。作りとしては、依頼したものが予定どおりそろうかを追うという点で発注した品物の入荷予定を管理するツールの内製手順がほぼそのまま土台になります。
ここでひとつ、実務上の勘どころがあります。管理すべき日付は出発日だけではありません。手配先ごとに取り決めた「取消に費用がかかり始める日」と、そこから逆算した「人数を確定させるべき日」です。参加人数が揺れている団体旅行ほど、出発日ではなく取消の期限の側で動かないと、確定を待っているうちに費用が発生します。取消の期限は手配先との取り決めごとに違うので、台帳には手配先ごとの日付を一行ずつ持たせてください。この逆算は、まさに道具が得意とする種類の計算です。
ただし、手配先との取り決めの中身を機械に読ませて期限を決めさせないでください。取消の条件は契約書や回答のメールに書かれた文言で決まり、読み違えればそのまま費用になります。道具の役割は、人が確認して台帳に入れた期限が近づいたことを知らせるところまでです。
参加者の名簿と書類の不足を、締切の側から抜き出す
団体旅行や研修旅行を扱う会社でもっとも手間がかかるのは、参加者一人ずつの情報が、そろっているかどうか分からないという状態です。ここは道具がいちばん素直に効く場所です。
幹事から届く名簿は、表計算のファイルのこともあれば、メールの本文のことも、紙の写真のこともあります。その上に、申込書が出たかどうか、同意書が要る旅行で同意書が出たかどうか、食事の配慮の申告があったかどうか、部屋割りの希望があるかどうかが、別々の連絡で届きます。担当者が知りたいのは名簿そのものではなく、誰の何がまだ出ていないかです。
内製で作るべきものは単純で、参加者・提出が必要な書類の区分・提出されたかどうか・受け取った日・締切日という項目を並べた台帳です。そこから「締切を過ぎて出ていないもの」と「締切が近いのに出ていないもの」を抜き出す。幹事に送る催促の対象がその場で分かるだけで、出発直前の確認の電話は目に見えて減ります。形のばらばらな名簿を一つの形にそろえる作りは顧客リストの名寄せ・重複削除ツールの内製手順、参加者ごとに状況を追う作りはセミナーの参加者リストを一本化するツールの内製手順が、それぞれ近い形です。
海外旅行を扱う場合は、旅券についても同じ形で見張れます。ただし、渡航先で求められる旅券の残存期間や査証の要否は国ごとに異なり、変わることもあります。台帳に持たせるのは「確認が済んだかどうか」までにして、何年何か月残っていればよいかという基準そのものを道具に覚えさせないでください。基準は、渡航のたびに外務省や渡航先の在日大使館の最新の情報で人が確認してください。
そして、名簿の扱いは慎重さが要ります。参加者の名簿には、氏名や生年月日だけでなく、旅券の番号や、食事の配慮の理由として健康に関わる情報が含まれることがあります。試作の段階では、実在する参加者のデータを使わず、形だけ同じにしたダミーで動かしてください。
入金と支払を、旅行ごとに突き合わせる
旅行会社のお金の流れは、お客様から先に受け取り、手配先へ後から支払うという形が多く、しかも一つの旅行に対して入金も支払も複数の件に分かれます。通帳を眺めているだけでは、どの旅行の収支がそろったのかが分かりません。
支払の側には法令の定めがあります。旅行業法第十三条第二項は、旅行業者等は、旅行業務に関し取引をした者に対し、その取引によつて生じた債務の履行を不当に遅延する行為をしてはならないと定めています。手配先への支払を「どの請求がまだ払われていないか分からない」まま放置することは、この条文が禁じている形に近づきます。
記録の側にも定めがあります。旅行業法施行規則第十条は、旅行業務取扱管理者に管理及び監督させる事項として、第九号で契約締結の年月日、契約の相手方その他の旅行者又は旅行に関するサービスを提供する者と締結した契約の内容に係る重要な事項についての明確な記録又は関係書類の保管に関する事項を挙げています。お客様との契約も手配先との契約も、記録を明確に残して保管することが、管理者の職務として置かれています。
内製で作るべきものは、旅行・参加者または手配先・入金か支払かの区分・予定の金額・予定の日・実際の金額・実際の日という項目を並べた台帳です。そこから「予定の日を過ぎて入金がないもの」「請求を受けたのに支払っていないもの」「旅行ごとに入金の合計と支払の合計がそろっていないもの」を抜き出す。入金の側は請求後の入金確認と未入金の督促を管理するツールの内製手順、支払の側は支払予定を管理するツールの内製手順が、それぞれ土台になります。
ただし、振込名義と申込みを機械に自動で結びつけさせたまま確定させないでください。団体旅行では幹事がまとめて振り込むことも、家族が別の名義で振り込むこともあります。道具には「この入金はこの申込みの分ではないか」という候補を並べさせ、結びつけるかどうかは経理の担当者が決めてください。
登録の更新・管理者の研修・書面の交付——期限のある決まりごとを台帳にする
旅行会社には、やるべきことが法令で決まっていて、抜けたことに気づく仕組みだけがないという作業がまとまって存在します。ここを台帳にするのが、内製でもっとも投資対効果の高い一手です。
いちばん大きな期限は登録そのものです。旅行業法第六条の二は、旅行業の登録の有効期間は、登録の日から起算して五年とすると定めています。第六条の三第一項は、有効期間満了の後引き続き旅行業を営もうとする者は、有効期間の更新の登録を受けなければならないと定めています。そして旅行業法施行規則第一条の二は、更新登録の申請書の提出先を業務の範囲によって分けており、第一種旅行業務は観光庁長官、第二種旅行業務・第三種旅行業務・地域限定旅行業務は主たる営業所の所在地を管轄する都道府県知事としたうえで、更新登録の申請については、有効期間の満了の日の二月前までに提出するものとすると定めています。台帳に持たせるべき日付は満了の日ではなく、その二か月前の提出の期限と、さらにそこから書類をそろえるための着手の日です。
次に、営業所ごとの管理者です。旅行業法第十一条の二第一項は、旅行業者等は、営業所ごとに、一人以上の旅行業務取扱管理者を選任して、取引条件の明確性、旅行に関するサービスの提供の確実性その他取引の公正、旅行の安全及び旅行者の利便を確保するため必要な事項についての管理及び監督に関する事務を行わせなければならないと定めています。同条第二項は、選任した者の全てが欠けるに至ったときなどは、新たに旅行業務取扱管理者を選任するまでの間は、その営業所において旅行業務に関する契約を締結してはならないとしています。管理者の退職や異動の予定は、人事の話であると同時に、営業所が契約を結べるかどうかの話でもあります。
管理者には研修の定めもあります。同条第七項は、旅行業者等は、旅行業務取扱管理者について、三年以上五年以内において国土交通省令で定める期間ごとに、旅行業務に関する法令、旅程管理その他の職務に関し必要な知識及び能力の向上を図るため、旅行業協会が実施する研修を受けさせなければならないと定めており、旅行業法施行規則第十条の六は、その期間を五年としています。管理者が複数の営業所にいれば、研修の受講日は一人ずつばらばらに進みます。
取引のたびの書面にも定めがあります。旅行業法第十二条の四第一項は、旅行者と契約を締結しようとするときは、旅行者が依頼しようとする旅行業務の内容を確認した上、その取引の条件について旅行者に説明しなければならないとし、同条第二項は、その説明をするときは書面を交付しなければならないと定めています。第十二条の五第一項は、契約を締結したときは、遅滞なく、旅行者に対し書面を交付しなければならないと定めています。
これらを並べて眺めると、性格は同じです。やるべきことと期限は決まっていて、前回いつやったかの記録が散らばっているだけ。内製で作るべきものは、実施すべき事柄・根拠・期限または頻度・前回の実施日・次の着手の目安・担当者という6項目を並べた台帳です。そこから「提出や受講の期限が近いもの」と「担当者が決まっていないもの」を抜き出します。登録の更新は許認可・免許の更新期限を管理するツールの内製手順、管理者の研修の受講は研修・資格の受講記録管理ツールの内製手順が、それぞれ土台になります。取引ごとの書面については、契約ごとに「説明の書面を渡したか」「契約の書面を渡したか」の二つの欄を台帳に持たせるだけで、抜けがその場で分かります。書類をいつまで残すかを一覧にする作りは書類の保存年限・廃棄管理ツールの内製手順にまとめています。
ただし、自社に何がどこまで求められるかの最終的な判断を、内製した道具の出力に委ねないでください。業務の範囲の種別、旅行業者か旅行業者代理業者か、営業所の数と所在地によって、当てはめは変わります。道具の役割は「伝えられた期限が来ている」と人の目を向けさせるところまでで、適否の判定は登録行政庁と会社の管理者が持ってください。
機械に渡してはいけない判断の線引き
旅行会社には、ツールに渡してはいけない部分がはっきりあります。導入の前にここを決めておかないと、あとで大きな手戻りになります。
第一に、取引条件の説明と書面の中身です。旅行業法施行規則第十条は、旅行業務取扱管理者に管理及び監督させる事項として、第四号で法第十二条の四の規定による取引条件の説明に関する事項、第五号で法第十二条の五の規定による書面の交付に関する事項を挙げています。お客様に何を説明し、書面に何を書くかは、管理者の監督のもとで人が決める領域です。そのうえで旅行業法第十三条第一項第二号は、旅行業務に関し取引をする者に対し、その取引に関する重要な事項について、故意に事実を告げず、又は不実のことを告げる行為を禁じています。生成AIは、それらしい文章を作ることに長けている一方で、事実と異なる内容を自信をもって出すことがあります。取引条件の説明の文面を生成AIに作らせて、そのままお客様に渡さないでください。
第二に、ツアーの広告の文面です。ここは生成AIの得意さと規制の危なさがいちばん重なる領域です。旅行業法第十二条の七は、企画旅行に参加する旅行者を募集するため広告をするときは、企画旅行を実施する旅行業者の氏名又は名称、旅行の目的地及び日程、旅行者が提供を受けることができる運送等サービスの内容、旅行者が旅行業者等に支払うべき対価に関する事項その他の事項を表示してしなければならないと定めています。第十二条の八は、旅行業務について広告をするときは、広告された旅行に関するサービスの内容その他の事項について、著しく事実に相違する表示をし、又は実際のものよりも著しく優良であり、若しくは有利であると人を誤認させるような表示をしてはならないと定めています。生成AIに「申込みが集まる紹介文を書いて」と頼めば、まさにここで禁じられている形の文章が返ってきます。下書きの言い回しの整理に使うとしても、表示すべき事項がそろっているか、誤認させる表示になっていないかの判断は人が持ってください。
第三に、取消料と払戻しの判断です。旅行業法第十二条の二第二項は、旅行業約款の認可の基準として、旅行者との取引に係る金銭の収受及び払戻しに関する事項並びに旅行業者の責任に関する事項が明確に定められていることを挙げています。つまり、お客様が取り消したときにいくら受け取りいくら返すかは、約款と個々の契約で決まっている事柄です。生成AIに取消料の額や払戻しの可否を判断させないでください。道具に任せてよいのは、「取消の連絡を受けたのに払戻しの処理が済んでいない件はどれか」といった、手続きが済んでいるかどうかの見張りです。お客様からの申し出や苦情の経過を残す作りはクレーム・苦情対応の記録管理ツールの内製手順が土台になります。
第四に、旅行を実施するかどうかと、安全に関わる判断です。旅行業法施行規則第三十二条は、旅程管理のための措置として、計画に定めるサービスの内容の変更を必要とする事由が生じた場合における代替サービスの手配などを挙げています。天候、現地の治安、交通機関の運休を受けて、行程を変えるか、旅行を中止するかを決めるのは、最新の情報と約款と契約を踏まえた人の判断です。道具は、判断に使う連絡の記録を一か所に集めるところまでにしてください。
第五に、参加者の情報の扱いです。前の節で触れたとおり、名簿には旅券の番号や健康に関わる情報が含まれることがあります。生成AIに何を入力してはいけないかの整理は生成AIに入力してはいけない情報の一覧に、社内で起きやすい漏えいの型と防ぎ方は情報漏えいを防ぐ社内ルールの作り方にまとめています。個人が特定できる情報を扱わない範囲でも、目の届かないところで道具が勝手に増えていくのは望ましくないため、誰が何を作ってよいかの枠組みは先に決めておくと安全です。考え方は部署ごとに増えるAI利用をどう管理するかにまとめています。
担当者が自分で作り始める進め方
「作れると言われても、プログラムを書いたことがない」という方がほとんどだと思います。実際のところ、いま非エンジニアが最初に越えるべきなのはプログラミングの壁ではなく、自分の困りごとを言葉で正確に説明するという壁です。Claude Codeのようなツールは、日本語で「こういう一覧があって、こう並べ替えて、こういう条件のものを抜き出したい」と伝えれば、その通りに動くものを組み立ててくれます。
進め方としては、次の順番をおすすめしています。
- 手配先の回答待ちと取消の期限の台帳から始める：名簿も入金も登録も一気に扱おうとすると必ず途中で止まります。判断の余地が少なく、期限が日付で決まっていて、抜けたことが費用としてすぐ表に出る1つに絞る
- いまある一覧をそのまま材料にする：手配の担当者が使っている表も、幹事から届いた名簿のファイルも、様式を変えずに読み込んで出力だけを増やす形にする。現場に新しい入力の型を押しつけない
- 見るべき行を絞るところまでにする：作ったその日から効くのは、たいてい「回答が来ていない手配を出す」「期限が一週間以内に来るものを出す」「書類が出ていない参加者を出す」といった機能です。取消料の計算や広告の文面に広げない
- 本番のデータを入れる前に線引きを決める：参加者を特定できる情報を試作に使わない。何を持たせて何を持たせないかを、動かす前に文書にする
- 動いたら管理者にも見せて、次を決める：机上で仕様を固めるより、動くものを1つ見せたほうが「じゃあこれも」という次の要望が具体的に出てきます
日々のやるべきことを束ねる形まで広げるならタスク管理ツールの内製手順が続きになります。この進め方を、自社の実際の業務を題材にして数日で一巡させるのが、AI CODEMYの研修の中身です。研修としての実施には人材開発支援助成金が使える場合があります。制度の要件や助成の内容は改正されることがあるため、生成AI研修に使える助成金の解説記事とIT導入補助金と研修の関係を確認のうえ、最新の情報は必ず所管の窓口でご確認ください。
まとめ：受信箱をさかのぼる時間を、旅行を組む時間に戻す
本記事の要点を整理します。
- 旅行会社で時間を食っているのは、手配先の回答待ちと取消の期限、参加者の名簿と書類、入金と支払の突き合わせ、期限のある登録と研修という4つ
- 企画旅行では、旅行の開始前に必要な予約の措置が旅行業法第十二条の十と施行規則第三十二条で定められている。台帳が持つのは出発日だけでなく、手配先ごとの取消の期限
- 名簿は名簿そのものより「誰の何が出ていないか」を抜き出す。旅券の残存期間などの基準は道具に覚えさせず、渡航のたびに人が確認する
- 入金と支払は旅行ごとに突き合わせる。振込名義との結びつけは候補を出すまでにして、確定は人が行う
- 登録の有効期間は五年で、更新登録の申請は満了の日の二月前まで。管理者の研修は五年ごと。実施すべき事柄・根拠・期限・前回の実施日・着手の目安・担当者の6項目で台帳にする
- 取引条件の説明と書面の中身、広告の文面、取消料と払戻し、旅行の実施と安全の判断は人が持つ。道具は手続きが済んでいるかの見張りまで
旅行会社は、出発日に向かって手配と名簿と入金が同時に締まっていき、その横で登録と研修の期限が年単位で進んでいるという、めずらしく期限の密度が高い職場です。だからこそ、思い出して確認しに行くだけの作業に一日のかなりの時間が消えています。そして、その道具をいちばんうまく作れるのは、どの宿の回答がまだで、どの幹事の名簿が遅れがちかを知っている社内の人自身です。大がかりなシステムの入れ替えを待つより、自分たちで小さく作って育てるほうが速く、そして安く済む段階に来ています。
自社の手配・名簿・入金の管理を題材に、5日で内製できるチームへ
AI CODEMY は、5日間で社員が自分の業務課題を解決するツールを完成させる法人向け実践研修です。手配先の回答待ちと取消の期限の台帳、参加者の書類の不足の抽出、旅行ごとの入金と支払の突き合わせ、登録の更新と管理者の研修の見張りなど、御社の実務をそのまま題材にハンズオンで進めます。まずは無料相談でお気軽にご相談ください。
無料相談（30分）本記事の業務の切り分けは、企画旅行と手配旅行を扱う中小の旅行会社の一般的な運営の流れをもとにした整理です。本文中の法令については、旅行業法（昭和二十七年法律第二百三十九号）第六条の二、第六条の三第一項、第十一条の二第一項・第二項・第七項、第十二条の二第二項、第十二条の四第一項・第二項、第十二条の五第一項・第三項、第十二条の七、第十二条の八、第十二条の十および第十三条第一項・第二項、旅行業法施行規則（昭和四十六年運輸省令第六十一号）第一条の二、第十条、第十条の六および第三十二条を、e-Gov法令検索で2026年9月14日に確認しています。自社への当てはめ、登録の種別と登録行政庁、更新登録の手続、旅行業務取扱管理者の選任と研修、取引条件の説明と書面の記載事項、広告に表示すべき事項、取消料と払戻しの扱い、旅券と査証の要件は、観光庁・都道府県の担当課・所属する旅行業協会・外務省および専門家にご確認ください。制度の内容は改正されることがあります。助成金の要件・助成率も同様です。
