請求後の入金確認と未入金の督促を管理するツールを非エンジニアがClaude Codeで内製する手順｜非エンジニア向け

なぜ入金の確認を内製で管理するのか

売る側の流れには、見積・受注・納品・請求と書類の連なりがあります。買う側にも、稟議・発注・請求書の受け取り・支払いという連なりがあります。ところが、自社が出した請求に対して入金があったかどうかを確かめる工程は、そのどちらの連なりからも少し外れたところにあります。請求書を出した時点で、多くの人の頭の中では一件が終わっているからです。実際には、そこからがいちばん静かで、いちばん気づきにくい期間です。この状態だと、次のようなことが起きます。

• 期日を過ぎているのに、誰も気づかないまま次の月の請求書を出している
• まとめて振り込まれた金額がどの請求に対応するのか分からず、確認が後回しになる
• 振込手数料が引かれた分だけ金額が合わず、合わないまま放置される
• 一部だけ入金された件を「入金済み」として扱い、残りが誰の視界からも消える
• 連絡していいのか、まだ待つのかの判断が担当者ごとに違い、いつも遅れる取引先が数字として残らない

ここで扱っているのは「請求した金額が、期日までに入ったか」という、金額と期限の突き合わせが中心の処理です。件数が多く、日付をまたいで見張り続ける必要があり、しかも人がやると単調で飛ばしやすい。機械に向いた仕事です。逆に「入金があったと確定してよいか」「この取引先に督促の連絡をしてよいか」「取引を止めるか」という判断は、取引の経緯と相手との関係と契約を知っている人にしかできません。会計ソフトや販売管理のパッケージにはもちろんこの機能がありますが、取引先マスタと入金の取り込み設定が前提になっていて、全社で使える形に整うのを待っているうちに、現場は今日も表計算と通帳の画面を行き来することになります。まずは「期日を過ぎて確認できていない件が見えるだけ」の身軽な仕組みを先に作れるのが内製の強みです。請求書を出すところまでは請求書発行ツールの作り方で扱っています。本記事はその後ろ、出した請求が片付くまでを扱います。

作るツールの全体像

今回作るのは、出した請求を一件ずつ残し、入金が確認できるまで見張る小さなツールです。流れは次のとおりです。

• 請求の記録：請求先・請求金額・入金期日・入金状況を、一件ずつ短く残す
• 金額の突き合わせ：請求した金額と、確認できた入金額を別々に持ち、残りがなくなって初めて完了として扱う
• 確認できない件の抜き出し：期日を過ぎても入金が確認できないもの、一部だけ入っているもの、金額がわずかに合わないものを、それぞれ分けて出す
• 名義の対応表：振込名義と請求先の対応を覚えさせ、次からは候補として出させる
• 請求先ごとの集計：期日を過ぎた回数を数え、次の取引条件を考える材料として残す

この設計でいちばん大事なのは、二つ目です。入金状況を「未入金・入金済み」の二択にしないでください。請求額と入金額を別の欄として持ち、その差が残っている間は完了にしない形にします。理由は、入金が請求書と一対一で来ないからです。三件分がまとめて一回で振り込まれることがあり、振込手数料が差し引かれて数百円足りないことがあり、先方の都合で分けて入ることもあります。二択にすると、こうした件はどちらにも当てはまらず、判断に迷った担当者がとりあえず「入金済み」に倒します。そうなると、残りがある件だけが台帳から静かに消えます。差額で持っておけば、合っていない件は合っていないまま台帳の上に残り続け、名指しで抜き出せます。逆に、最初から項目を増やすのは避けてください。税区分・部門・売上の計上月・消込の伝票番号と並べたくなりますが、それらは会計システム側に正が置かれるもので、この台帳で二重に持つと必ずどちらかが古くなります。このツールが引き受けるのは、出した請求が片付いたかを見張るところまでです。届いた請求書を突き合わせる側は請求書照合ツールの作り方、自社が払う側の期日管理は支払予定管理ツールの作り方と役割を分けておくと、どれも軽いまま続きます。

用意するもの

準備するのは次の3つだけです。特別な開発環境は必要ありません。

• Claude Code：指示を出すと、必要なファイルを自動で作ってくれます。導入手順はClaude Codeのはじめ方を参照してください。
• 直近に出した請求の控え（10件程度で十分）：請求書の写しでも、表計算の請求一覧でも構いません。整った形になっている必要はありません。
• 入金の明細の見本（数行で十分）：口座の入出金明細を書き出したもので構いません。振込名義がどう表示されるかが分かる形になっていることが大事です。

控えを用意するときは、素直に期日どおり入った件だけでなく、まとめて入った件・手数料が引かれた件・一部だけ入った件・まだ入っていない件を必ず混ぜてください。うまくいった件ばかりを見て作ると、差額を持たない台帳が出来上がり、いちばん見つけたかった「片付いていない件」が見つからない仕組みになります。口座の明細や取引先の金額をAIに渡すときの考え方は業務AI利用時の情報漏えい対策で解説しています。ここで扱うのはお金に直接つながる情報なので、どこまで扱ってよいかを経理と先に確認してから進めてください。

Claude Codeへの指示と作成手順

ここからは、実際にClaude Code へ出す指示の流れを順番に見ていきます。専門用語は使わず、ふだんの言葉で頼むのがコツです。

第一段階：出した請求を、金額と期日つきで残させる。「出した請求に対して入金があったかどうかを見張りたい」と目的を伝え、手元の請求の控えを渡します。「請求先・請求金額・入金期日・入金状況の4項目を残したい」と項目を伝えたうえで、「入金状況は入金済みかどうかの二択ではなく、確認できた入金額を別の欄として持ち、請求額との差を残りとして自動で出してほしい」と必ず足してください。ここが本記事でいちばん大事なところです。一覧は入金期日の近い順に並べておくと、差し迫っているものが自然に上に来ます。請求書を出した時点で行が作られるようにしておくと、記録の入口が一つに揃います。

第二段階：入金の明細と突き合わせ、候補として出させる。口座の入出金明細を渡し、「この明細と、台帳に残っている請求を突き合わせて、どれに対する入金かの候補を出してほしい」と伝えます。ここで大事なのは、自動で確定させないことです。「一致しそうな候補を出すところまでにして、確定は人が押す形にしてほしい」と明示してください。金額が一致しても違う請求への入金であることはありますし、まとめて振り込まれた金額を複数の請求に割り当てるのは、事情を知っている人にしか決められません。あわせて「振込名義が請求先の名前と違うときは、対応を覚えて次から候補に出してほしい」と伝えます。屋号で入る取引先、代表者の個人名で入る取引先、カタカナだけで入る取引先——この対応表は最初は空でよく、使いながら育っていきます。名前の表記が割れると突き合わせが効かなくなる点は顧客リスト整理ツールの作り方でも扱っています。

第三段階：片付いていない件を三つに分けて出させる。「入金期日を過ぎても入金が確認できていないもの、請求額に対して一部しか入っていないもの、金額がわずかに合わないものを、それぞれ分けて出してほしい」と伝えます。三つとも次にやることが違うので、一つの一覧にまとめないのがコツです。一つ目は相手に確認する話、二つ目は残りがいつ入るのかを確かめる話、三つ目は多くの場合こちら側の確認で片が付く話です。どのくらい過ぎたら出すかは、自社の締めと確認の頻度に合わせて決めてください。ここに一般的な目安はありません。短くしすぎると、まだ経理が明細を取り込んでいないだけの件が毎日並んで誰も見なくなり、長くしすぎると気づくのが遅れます。まず粗く決めて、しばらく使ってから直すのが確実です。抜き出しを日々の仕事に乗せるには、確認する人と時間を決めてタスク管理ツールの作り方で作った一覧に載せておいてください。

第四段階：連絡した記録を残し、請求先ごとに数える。「いつ誰が確認の連絡をしたかを残せるようにしてほしい」「期日を過ぎた件を請求先ごとに数えて、多い順に並べてほしい」と伝えます。連絡の記録がないと、同じ相手に二重に催促したり、逆に誰も連絡していないまま放置されたりします。担当者が席を外している間に別の人が代わりに見るときにも、この記録があるかどうかで動きやすさが変わります。請求先ごとの集計は、責める材料ではなく、次の取引の条件を考えるときの材料です。毎回遅れる相手には、前払いを相談する・請求の時期を早めるといった話が現実味を帯びます。ただし取引を止めるかどうかの判断は、この数字だけで決められるものではありません。全体の資金の動きとして見たいときは財務・FP&A担当がClaude Codeを使う方法、月次の締め全体の効率化は経理の生成AI自動化もあわせてご覧ください。完成したら操作の流れをメモに残しておくと、担当が交代しても同じ形で回せます。

つまずきやすい点と回避策

はじめて内製する方が引っかかりやすいポイントを、先回りしてお伝えします。

入金状況を「未入金・入金済み」の二択にしてしまうこと。これが最も多い失敗です。作り始めると、状況の欄は二択がいちばん素直に見えます。しかし実際の入金は、まとめて入り、手数料が引かれ、分けて入ります。二択の台帳を前にした担当者は、判断に迷った件を「入金済み」に倒します。悪意はなく、そうするしかないからです。その結果、残りがある件だけが台帳から消え、後で数字が合わないときに、どこで消えたのかをたどれなくなります。請求額と入金額を別々に持ち、その差がゼロになるまで完了にしない——この一点を最初に決めておいてください。差が小さいから完了にしてよい、という運用も避けたほうが安全です。小さな差を許し始めると、どこまでが許容範囲かの判断が人によって変わり、合わないことに慣れてしまいます。差が残っている理由を短く書ける欄を用意して、残したまま完了させるほうが、後から見たときに事情が分かります。

突き合わせをツールに確定させてしまうこと。金額が一致したから同じ件だ、という判断は、思っているより当たりません。同じ取引先に毎月同じ金額を請求していれば、どの月の分か区別がつきません。まとめて入った金額をどう割り当てるかも、事情を知っている人が決めることです。入金があったという事実の確定と、会計への計上は経理の仕事であり、この台帳の記録をそのまま正としてはいけません。正しい数字は会計システム側にあり、この台帳が持つのは日々の見張り用の写しだ、と割り切ってください。税や計上の扱いの判断は経理と顧問税理士が持ちます。督促の進め方や、支払いが滞ったときの取り決めについては、契約書の条項と法務の確認が必要になる場面があります。法務がClaude Codeを使う方法や契約更新管理ツールの作り方も参考にしつつ、どこから先は人が判断するのかの線を先に引いておいてください。

抜き出しを、営業担当の成績として扱うこと。期日を過ぎた件の一覧を、担当者ごとの評価の材料に使うと、記録が静かに歪みます。「先方から少し待ってほしいと言われている」という話が台帳に載らなくなり、期日だけを書き換えて一覧から消す運用に変わります。一覧はいつもきれいで、実際に入っていないお金は変わらず残る——という状態です。この台帳は、誰かの不手際を見つけるためではなく、静かなまま日が過ぎている件を名指しするために作るものだ、と使い始める前に共有してください。同じことは請求先の名前の書き方にも当てはまります。同じ会社が担当者ごとに違う書き方をされると、集計も突き合わせも分散して効かなくなるので、呼び方を決めておくと安定します。作ったあとも運用は変わっていくので、たまに見直す時間を取ってください。長く使い続ける工夫は内製ツールの保守の進め方で解説しています。

まとめ：確認できていない件の抜き出しはツールに、入金の確定と督促の判断は人に

本記事の要点を整理します。

• 入金の確認が抜けるのは怠慢だからではなく、請求書を出した時点で一件が終わったように見え、その後を束ねて見る場所がないこと
• 作るのは「請求の記録→入金明細との突き合わせ→片付いていない件の抜き出し→請求先ごとの集計」の小さなツール
• 用意するのはClaude Code・直近の請求の控え10件程度・入金明細の見本の3つだけ
• いちばん効くのは入金状況を二択にせず、請求額と入金額を別々に持って差が残る間は完了にしないこと
• 突き合わせは候補を出すところまでにして、確定は人が押す。振込名義の対応表は使いながら育てる
• 入金の確定と会計への計上は経理と顧問税理士、督促や取引継続の判断は人と契約が持ち、ツールは確認できていない件の抜き出しまで

確認できていない件を名指しするのはツールに任せ、入金を確定させる判断と相手に連絡するかどうかの判断は人が持つ——この役割分担を押さえれば、入金の管理は「決算前に何か月も前の一件が出てくる仕事」から「期日を過ぎた翌週には手元に出てくる仕組み」へ変わります。まずは直近に出した数件の請求と、口座の明細の数行をClaude Code に渡して、残りが出る形にするところから始めてみてください。請求までの流れは受注案件の納期・進捗管理ツールの作り方と請求書発行ツールの作り方、経理まわりの全体像は経理がClaude Codeを活用する方法もあわせてご覧ください。研修費用の負担を抑えながら社内に内製できる人を増やす方法は生成AI研修に使える助成金もご確認ください。