許認可・免許の更新期限を管理するツールを非エンジニアがClaude Codeで内製する手順｜非エンジニア向け

なぜ許認可の期限管理を内製するのか

許認可の期限が抜けるのは、担当者が不注意だからではありません。会社が持っている許可や免許が一覧になっている場所がなく、それぞれが取得した部署の手元にばらばらに置かれているからです。多くの会社で次のようなことが起きています。

• 許可証の原本は金庫に、写しは取得した部署のキャビネットにあり、全部で何件あるのか誰も把握していない
• 取得したときの担当者がすでに異動または退職していて、次に誰が更新するのか決まっていない
• 更新の案内が所管の窓口から郵送で届くものと、届かないものが混在している
• 本社と支店・営業所で別々に持っている許可があり、支店の期限を本社が知らない

期限が切れた状態で営業を続ければ、その事業自体を止めざるを得なくなり、取引先への提出書類も出せなくなります。にもかかわらず、この管理は「有効期限から決まった日数を引いて、その日が来たものを抜き出す」という機械的な計算が中心で、実は仕組み化しやすい領域です。許認可管理の専用システムもありますが、全社の文書体系や電子申請との連携までを前提にした重いものが多く、まず自社が何をいつまで持っているのかを把握したいだけの段階には過剰なことがあります。導入の検討が進むあいだにも期限は近づきます。自社が持っている許可だけに絞った身軽な台帳を先に作れるのが内製の強みです。法務まわりの事務を自分たちで軽くする進め方は法務部門でClaude Codeを使う内製の進め方で、バックオフィス全般の考え方はバックオフィス業務をClaude Codeで効率化する方法で整理しています。

作るツールの全体像

今回作るのは、会社が持っている許認可を一か所に登録し、動き出すべき時期が来たものを機械的に浮かび上がらせる小さなツールです。流れは次のとおりです。

• 許認可の登録：許認可の名称・所管の窓口・有効期限・社内の担当者を控え、一件ずつ記録する
• 申請着手日の逆算：有効期限から、自社で控えておいた準備期間を引いた日付を自動で出す
• 動くべきものの抜き出し：着手日が過ぎているもの、今年度中に期限が来るもの、担当者が決まっていないものを分けて抜き出す
• 窓口ごとの把握：どの役所・どの部署へ出すものが何件あるかを並べ、同じ窓口へ行く用事をまとめられるようにする
• 更新の記録：いつ・誰が・どの許認可を更新し、次の有効期限がいつになったかを残す

大切なのは、最初から申請書類そのものを扱おうとしないことです。「必要書類の一覧を全部登録する」「要件を満たしているかを判定させる」といった作り込みを先に始めると、許認可ごとに事情が違いすぎて設計が終わりません。まずは名称・窓口・有効期限・担当者の四つだけで動かし、名称も許可証に書かれている呼び方をそのまま使えば十分です。それだけでも、放置されている許認可と手が付いている許認可は仕分けられます。契約の更新期限を追う仕組みは契約更新管理ツールの作り方で別に作れます。両方を同じ書き方でそろえておくと、期限を見張る場所が二つに分かれても混乱しません。

用意するもの

準備するのは次の3つだけです。特別な開発環境は必要ありません。

• Claude Code：指示を出すと、必要なファイルを自動で作ってくれます。導入手順はClaude Codeのはじめ方を参照してください。
• 手元にある許可証の写し（数件ぶんで十分）：名称・番号・有効期限・交付した窓口が読み取れれば、Claude Code が台帳の形をつかめます。金庫の原本を出さずとも、控えのコピーで構いません。
• 更新の準備にかかる期間の目安（分かる範囲で）：前回の更新で「いつから動いたか」を覚えている担当者がいれば、その期間を言葉で伝えれば十分です。分からないものは空欄のまま始めて構いません。

許可証には会社の登録番号や役員の氏名など、外に出す想定のない情報が含まれます。台帳に書き写すのは期限管理に必要な項目にとどめ、書類の中身をまるごと転記しないのが安全です。試す段階でも社内の情報の取り扱いルールに沿って作業してください。業務でAIを安全に使う考え方は業務AI利用時の情報漏えい対策で解説しています。

Claude Codeへの指示と作成手順

ここからは、実際にClaude Code へ出す指示の流れを順番に見ていきます。専門用語は使わず、ふだんの言葉で頼むのがコツです。

第一段階：手元の許可証をそのまま渡す。「会社が持っている許認可を、いつ動けばよいか分かる形で残したい」と目的を伝え、手元の写しの内容を渡します。「許認可の名称・所管の窓口・有効期限・社内の担当者を控えたい」と項目を伝えれば、Claude Code が台帳の土台を作ってくれます。まずは思い出せるものを数件だけ入れて、見慣れた並びになるかを確かめます。全部をそろえてから始めようとせず、数件でも入れば仕組みは動き始めます。

第二段階：申請に着手する日を逆算させる。台帳が整ったら、「有効期限から準備期間を引いた日付を出して、その日が来たものを抜き出してほしい」と伝えます。ここが本記事でいちばん大事なところです。更新の申請は有効期限の当日まで待てるものではなく、受け付けの開始と締め切りが期限より前に設けられているものが多くあります。何日前から何日前までなのかは許認可ごとに違い、改正もあるため、必ず所管の窓口が出している一次情報で確認し、その日数を台帳に控えてください。ツールに任せるのは「控えた日数を有効期限から引いて知らせること」までです。逆算した結果が想定どおりかを、直近で更新した数件で照らし合わせておくと安心です。

第三段階：動くべきものを抜き出させる。「着手日をすでに過ぎているもの」「今年度中に有効期限が来るもの」「担当者が決まっていないもの」を分けて抜き出すよう伝えます。最初の二つは日程の話ですが、三つめは体制の話です。取得した当時の担当者が異動したまま引き継がれていない許認可は、期限が近づいても誰も動きません。あわせて「所管の窓口ごとに何件あるか」を並べてもらえば、同じ役所へ出す用事をまとめて片付けられます。抜き出した内容を日々のやることとして回したい場合は、タスク管理ツールの作り方で作った一覧と担当者の書き方をそろえておくと、期限だけが別の場所に浮かずに済みます。

第四段階：更新の記録を残す。「いつ・誰が・どの許認可を更新し、次の有効期限がいつになったかを記録できるようにしてほしい」と伝えれば、更新のたびに台帳が次の期限へ切り替わります。ここまで入れておくと、担当者が代わっても前回どう動いたかをたどれます。更新にあたって社内の承認を挟む場合は、稟議・承認フローを効率化するツールの作り方で作った仕組みと申請の書き方を合わせておくと、更新の申請だけ別の様式になるのを避けられます。完成したら操作の流れをメモに残しておくと、担当が交代しても同じ形で回せます。

つまずきやすい点と回避策

はじめて内製する方が引っかかりやすいポイントを、先回りしてお伝えします。

ツールに更新の可否や手続きを判断させること。これが最も気をつけたい点です。Claude Code は「登録された日数を有効期限から引いて期限を知らせる」ことは正確にできますが、その許認可の更新に何が必要か、いまの状態で要件を満たしているかを判断できるわけではありません。必要書類も、受け付けの時期も、更新の要否も、許認可ごとに定めが異なり改正もあります。手続きは必ず所管の窓口が出している一次情報で確認し、判断に迷うものは行政書士など、その分野を扱う専門家に確認してください。ツールに任せるのは「自社が控えた期限どおりに見張ること」までで、要件を満たすかどうかと手続きそのものの判断は人が持つ、という線を最初に引いておくのが安全です。

更新だけを見て、途中で出す届出を見落とすこと。許認可には、有効期限とは別に、事情が変わったときにその都度出す届出が伴うものがあります。役員や所在地が変わったとき、事業所を増やしたとき、専任で置くことになっている有資格者が退職したときなど、更新の時期とは無関係に発生します。とくに人に紐づく要件は、本人が辞めた瞬間に足りなくなり、しかも人事の情報が管理部門に伝わるまで気づけません。台帳には「この許認可はこの資格を持つ人が必要」という関連付けを書ける欄を用意し、資格の保有状況を追う研修・資格の受講記録管理ツールの作り方の台帳と突き合わせられるようにしておくと、退職や資格の失効に先に気づけます。

本社の許認可だけを入れて終えること。支店や営業所、店舗が持っている許可は、その現場の手元にしかないことがよくあります。本社で見えている分だけを台帳に入れて「これで全部」と扱うと、抜けているものほど誰も見張っていない状態が続きます。最初の数件を入れて動く形にしたら、各拠点へ「手元にある許可証を教えてほしい」と一度だけ声をかけて足していってください。建設業の現場まわりの事務を軽くする進め方は建設業の生成AI活用、不動産の店舗業務は不動産業でのClaude Code活用でも触れています。社内で作ったツールを長く使い続ける工夫は内製ツールの保守の進め方で解説しています。

まとめ：期限の見張りはツールに、手続きの判断は人に

本記事の要点を整理します。

• 許認可の期限が抜ける原因は不注意ではなく、会社が持っている許可の一覧がどこにもないこと
• 作るのは「許認可の登録→申請着手日の逆算→動くべきものの抜き出し→窓口ごとの把握→更新の記録」の小さなツール
• 用意するのはClaude Code・許可証の写し・更新の準備にかかる期間の目安の3つだけ
• 控える項目は名称・所管の窓口・有効期限・担当者の四つから始め、申請書類そのものまでは作り込まない
• 受け付けの時期や必要書類は一次情報で確認し、要件と手続きの判断は人と所管の窓口・専門家が持つ

逆算と見張りはツールに任せ、手続きの判断は人が持つ——この役割分担を押さえれば、許認可は「思い出したときに慌てるもの」から「決まった時期に動くもの」へ変わります。まずは手元にある許可証を数件、Claude Code に渡して台帳にするところから始めてみてください。原本そのものをいつまで保管するかという話は書類の保存年限・廃棄管理ツールの作り方もあわせてご覧ください。研修費用の負担を抑えながら社内に内製できる人を増やす方法は生成AI研修に使える助成金もご確認ください。