賃貸住宅管理会社の生成AI活用｜Claude Codeで重要事項説明と帳簿、オーナーへの定期報告、登録と業務管理者を内製で見張る

賃貸住宅管理会社で時間が消えている4か所

賃貸住宅の管理の仕事は、外から見ると「入居者の対応と建物の手入れ」が中心に見えます。しかしフロントや事務の担当者の時間を食っているのは、入居者の対応そのものよりも、オーナーとの契約の手続きを抜けなく残し、オーナーごとのお金と記録を分けて持ち、報告や届出の期限を切らさないための作業です。数百戸を管理する地域の会社でも、いくつもの営業所を持つ会社でも、共通しているのは次の4か所です。

• 管理受託契約の前の説明と契約の書面：重要事項説明書は契約書のファイルに、説明した日は担当者の手帳に、契約を変えたときの説明はメールにと別々にあり、どのオーナーに何を説明済みかをまとめて確かめられない
• 委託者ごとの帳簿と家賃の分別管理：契約の内容は契約書に、家賃と敷金の入出金は会計の画面にあり、どの入金がどのオーナーのお金かを月末の送金の前に人が突き合わせている
• オーナーへの管理業務報告：契約を結んだ日がオーナーごとに違うため、誰への報告がいつまでに必要かが一覧になっておらず、入居者からの苦情とその対応の記録を報告書に起こすのも手作業になっている
• 登録の更新と業務管理者：登録の有効期間、本社や営業所の所在地の変更の届出、営業所ごとの業務管理者の配置が、総務の担当者の記憶に頼っている

この4つに共通しているのは、どれも建物や入居者の対応の技術ではなく「判断の材料が契約書・会計の画面・苦情の記録・社内の名簿に分かれていて、人が集めて突き合わせている」という構造だという点です。オーナーへの説明や送金の判断は人がやるとしても、集めて突き合わせるところは道具に任せられます。Claude Codeがどんなツールかをまだご存じない方は、こちらの入門記事から読むと以降の話がつかみやすくなります。売買や仲介の側から見た段取りは不動産業の内製を扱った記事に、分譲マンションの管理組合の側はマンション管理会社の内製を扱った記事にもまとめています。

重要事項説明と契約の書面は、契約ごとに説明した日と渡した書面を残す

契約の手続きでいちばん困るのは、新しいオーナーとの契約では説明も書面の交付も確かにしているのに、管理の内容や報酬を途中で変えたときの説明が残っておらず、どの契約のどの版について何を説明したかが後から分からないことです。契約を結ぶ日が迫ると、説明と契約の締結が同じ日になりがちなのも、記録が薄くなる理由です。

賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（賃貸住宅管理業法）の第十三条第一項は、賃貸住宅管理業者は管理受託契約を締結しようとするときは、管理業務を委託しようとする賃貸住宅の賃貸人に対し、契約を締結するまでに、契約の内容と履行に関する事項で国土交通省令で定めるものについて、書面を交付して説明しなければならないとしています（管理業務に専門的な知識と経験があるとされる一定の者は除かれます）。第二項は、賃貸人の承諾を得て、書面に代えて電磁的方法で提供できるとしています。第十四条第一項は、管理受託契約を締結したときは、委託者に対し、遅滞なく、管理業務の対象となる賃貸住宅、管理業務の実施方法、契約期間、報酬、契約の更新または解除の定めがあるときはその内容などを記載した書面を交付しなければならないとしています。国土交通省の「解釈・運用の考え方」は、この説明は業務管理者が自ら行う必要はないものの業務管理者の管理と監督の下で行う必要があること、説明から契約の締結までに一週間程度の期間をおくことが望ましいこと、契約の期間中や更新のときに説明の対象となる事項を変える契約を結ぶ場合も説明が必要で、その場合は変わった事項について書面を交付して説明すれば足りることを示しています。

形としては、一つの管理受託契約ごとに、契約の版を行として積み上げます。版ごとに、説明した日、説明した人、説明の方法、書面を渡した日と方法（紙か電磁的方法か、電磁的方法ならオーナーの承諾を得た日）、契約を締結した日、締結した後の書面を渡した日を、それぞれ別の欄で持ちます。契約を変えたときは前の版を書き換えず、変わった事項を書いた新しい版の行を足します。道具には、次のものを抜き出させられます。

• 締結の予定日はあるのに、説明した日の欄が空いている版：締結の予定日の二週間ほど前から、担当者ごとに毎朝並べる
• 説明した日と締結した日が同じ日、または間があまりない版：事前に書面を送ったかどうかを確かめられるよう、週に一度まとめて出す
• 締結した日はあるのに、締結した後の書面を渡した日が空いている契約：締結の翌営業日に出す

契約ごとの版と期限を並べる作りは契約管理ツールの内製手順が、紙の契約書や説明書から欄を起こす作りはPDFからデータを抜き出すツールの内製手順が近い形です。説明書に書く事項の細かい中身や、どの変更が形式的な変更として説明を省けるかは、国土交通省の「解釈・運用の考え方」と重要事項説明書の様式で人が確かめてください。

帳簿は委託者ごとに行を持ち、家賃はどの契約のお金かを帳簿で分ける

お金の管理で起きやすいのは、家賃の入金は管理会社の口座に集まってくるのに、どの入金がどのオーナーのどの契約のお金かを、月末の送金の直前に担当者が会計の画面と入居者の名簿を見比べて振り分けていることです。契約の内容を書いた帳簿も、契約書の束から必要なときに一件ずつ拾い出す作りになりがちです。

賃貸住宅管理業法の第十六条は、管理業務で受け取る家賃、敷金、共益費その他の金銭を、国土交通省令で定める方法により、自己の固有財産や他の管理受託契約の金銭と分けて管理しなければならないとしています。施行規則の第三十六条は、その方法として、これらの金銭を管理する口座を自己の固有財産を管理する口座と明確に区分し、かつ、その金銭がどの管理受託契約に基づく管理業務に係るものかが自己の帳簿により直ちに判別できる状態で管理する方法を定めています。第十八条は、営業所または事務所ごとに業務に関する帳簿を備え付け、委託者ごとに管理受託契約について国土交通省令で定める事項を記載して保存しなければならないとし、施行規則の第三十八条は、その事項を、委託者の商号・名称または氏名、契約を締結した年月日、契約の対象となる賃貸住宅、受託した管理業務の内容、報酬の額、特約その他参考となる事項と定めています。同じ条は、帳簿を各事業年度の末日で閉鎖し、閉鎖した後五年間保存しなければならないとしています。

形としては、帳簿は委託者と契約ごとに一行を持ち、施行規則の六つの事項をそれぞれ別の欄で持ちます。お金のほうは、入金と出金を一件ごとに一行とし、どの契約のお金かを示す契約の番号の欄を必ず持たせます。事業年度の末日を会社の表に入れておき、その年度に閉じる帳簿の範囲と、閉鎖した日から数えた保存の期限を道具に出させます。道具には、次のものを出させられます。

• 契約の番号の欄が空いている入金や出金の行：入金を取り込んだその日に、口座ごとに並べる
• 入居者の名簿にある請求の予定と、実際の入金の行が合わない契約：月末の送金の前に、オーナーごとにまとめて出す
• 帳簿の六つの事項のどれかが空いている契約：事業年度の末日の一か月前に並べる
• 閉鎖した日から数えて五年の保存の期限を過ぎた帳簿：処分してよいかを決められるよう、年に一度まとめて出す

入金と請求を突き合わせる作りは請求書の突合ツールの内製手順が、入金の遅れを追う作りは売掛金の管理ツールの内製手順が、保存の期限を数える作りは文書の保存期限管理ツールの内製手順が近い形です。口座をどう分けるか、どの勘定でどう記帳するかは、会計の担当者や税理士と決めてください。道具には、決めた分け方に沿って抜けを出させるところまでにします。

オーナーへの定期報告は、契約を結んだ日から数えて並べる

定期報告で起きやすいのは、年に一度の報告はしているつもりでも、契約を結んだ日がオーナーごとに違うため、会社の決算や年末にまとめて報告している間に、一年を過ぎてしまう契約が出てくることです。報告書に書く入居者からの苦情とその対応も、電話のメモや業者とのやりとりから毎回拾い直すことになりがちです。

賃貸住宅管理業法の第二十条は、管理業務の実施状況その他の国土交通省令で定める事項について、定期的に委託者に報告しなければならないとしています。施行規則の第四十条第一項は、管理受託契約を締結した日から一年を超えない期間ごとに、および契約の期間が満了した後遅滞なく、その期間の管理業務の状況について、報告の対象となる期間、管理業務の実施状況、入居者からの苦情の発生状況と対応状況を記載した管理業務報告書を作成し、委託者に交付して説明しなければならないとしています。国土交通省のFAQ集は、実施状況には家賃などの金銭の収受の状況や維持保全の実施の状況などが含まれること、報告書はオーナーの承諾を得てメールなどの電磁的方法で渡せるが、説明はオーナーが内容を理解したことを確かめられる形で行う必要があることを示しています。

形としては、契約ごとに、契約を結んだ日、前回の報告の対象期間の終わりの日、前回の報告書を渡して説明した日を、それぞれ別の欄で持ちます。入居者からの苦情は一件ごとに一行とし、受けた日、物件と部屋、内容、対応した日、対応の中身、どの契約に係るかを持たせます。報告書の苦情の欄は、この表から対象期間の行を引いてきます。道具には、次のものを出させられます。

• 前回の対象期間の終わりから一年が近づいている契約：二か月前から、担当者ごとに月に一度並べる
• 契約の期間が満了したのに、満了後の報告書を渡した日が空いている契約：満了した日の翌週に出す
• 報告の対象期間に入る苦情のうち、対応した日が空いている行：報告書を作り始める前に並べる
• 報告書を渡した日はあるのに、説明した日が空いている契約：渡した日の翌週にまとめて出す

苦情を一件ごとに受けて対応まで追う作りはクレーム管理ツールの内製手順が近い形です。建物の点検や修繕の記録を報告書に引いてくる作りはビルメンテナンスの内製を扱った記事も参考になります。報告書に何をどこまで書くか、法令の最低限を超えてどの頻度で報告するかは、オーナーとの取り決めとして人が決めてください。

登録の更新と業務管理者は、営業所ごとに見張る

最後は、会社としての登録と、営業所ごとの体制です。登録の更新の申請や、所在地や役員が変わったときの届出の期限が、総務の担当者の記憶とカレンダーにしかなく、業務管理者の異動や退職で営業所に業務管理者がいなくなる日が、人事の発令が出てから初めて分かることは、営業所が増えるほど起きやすくなります。

賃貸住宅管理業法の第三条第一項は、賃貸住宅管理業を営もうとする者は国土交通大臣の登録を受けなければならないとし、施行規則の第三条は、登録が必要になる規模を管理する賃貸住宅の戸数が二百戸であることと定めています（国土交通省のFAQ集は、一時的にでも二百戸以上となる場合は登録を受けていなければ業を営めないとしています）。第三条第二項は、登録は五年ごとに更新を受けなければ効力を失うとし、施行規則の第四条は、更新を受けようとする者は有効期間の満了の日の九十日前から三十日前までに申請書を提出しなければならないとしています。第七条第一項は、商号や役員の氏名、営業所または事務所の名称と所在地など、登録の申請書に書いた事項に変更があったときは、その日から三十日以内に届け出なければならないとしています。第十二条は、営業所または事務所ごとに一人以上の業務管理者を選任しなければならないとし、業務管理者は他の営業所や事務所の業務管理者を兼ねられないこと、営業所の業務管理者が全員欠けたときは新たに選任するまでその営業所で管理受託契約を締結してはならないことを定めています。

形としては、会社の表に登録番号、登録の年月日、有効期間の満了の日を持ち、届出が必要な事項（商号、役員、営業所の名称と所在地）は変わった日と届け出た日を一件ごとに一行で持ちます。営業所の表には、営業所ごとに業務管理者として選任した人と、選任した日、外れる予定の日を持たせます。道具には、次のものを出させられます。

• 有効期間の満了の日から数えた更新の申請期間に入る登録：申請期間が始まる前の月に、総務の担当者へ並べる
• 変わった日はあるのに届け出た日が空いている変更：変わった日から三十日の期限と一緒に、週に一度出す
• 外れる予定の日を過ぎると、業務管理者が一人もいなくなる営業所：人事の異動の案が出た段階で、営業所ごとに出す
• 同じ人が二つ以上の営業所の業務管理者として入っている行：営業所の表を変えたその日に出す

期限のある届出や更新を見張る作りは許認可・免許の更新期限管理ツールが、業務管理者の要件となる講習や資格の受講を人ごとに並べる作りは研修・資格の受講記録管理ツールの内製手順が近い形です。業務管理者の要件を満たしているかは、資格や講習の修了の証明を人が確かめて入力してください。

機械に渡してはいけない判断の線引き

賃貸住宅管理会社には、ツールに渡してはいけない部分がはっきりあります。導入の前にここを決めておかないと、あとで大きな手戻りになります。

第一に、お金を動かすことです。入金と契約の突き合わせや、合わない行の抜き出しは道具に任せても、オーナーへの送金の金額を確定させ、振込を実行するのは人です。道具に振込の操作をさせたり、合わない入金を推測でどこかの契約に振り分けさせたりする作りにはしないでください。推測で振り分けた入金は、帳簿の上では合って見えるぶん、誰も確かめなくなります。

第二に、オーナーへの説明と契約の条件です。重要事項説明書や報告書の下書きの材料をそろえるのはよくても、管理の範囲や報酬、解約の条件をどう決めるか、オーナーに何をどう説明するかは、業務管理者の管理と監督の下で人が持つ判断です。道具が作った文面を、人が読まないままオーナーに送る作りにはしないでください。

第三に、修繕の要否と入居者への対応です。苦情を一件ごとに並べ、対応の抜けを出すのは道具に任せても、設備の不具合が修繕を要するものか、費用をオーナーと入居者のどちらが持つか、入居者にどう返事をするかは、現場を確かめた人と、契約と法律を確かめた人が決めることです。

第四に、オーナーと入居者の情報の扱いです。賃貸住宅管理業法の第二十一条は、管理業者とその従業者に、業務上知り得た秘密を正当な理由なく漏らしてはならないとしています。帳簿にはオーナーの氏名と報酬が、入金の記録や苦情の記録には入居者の氏名と部屋番号と暮らしの事情が並びます。試作の段階では実在するオーナーや入居者の情報を使わず、形だけ同じにしたダミーのデータで動かしてください。生成AIに何を入力してはいけないかの整理は生成AIに入力してはいけない情報の一覧に、漏えいを防ぐ社内ルールの作り方は情報漏えいを防ぐ社内ルールの作り方にまとめています。

なお、オーナーから建物を借り上げて入居者に転貸する、いわゆるサブリースの契約（特定賃貸借契約）には、勧誘や広告、契約の前の説明について別の規定があります。本記事は管理の委託を受ける契約を対象にしているため、サブリースの手続きは国土交通省のガイドラインで確かめてください。

フロントや事務の担当者が自分で作り始める進め方

「作れると言われても、プログラムを書いたことがない」という方がほとんどだと思います。実際のところ、いま非エンジニアが最初に越えるべきなのはプログラミングの壁ではなく、自分の困りごとを言葉で正確に説明するという壁です。Claude Codeのようなツールは、日本語で「前回の報告の対象期間の終わりから一年が近づいている契約を、担当者ごとに月に一度並べたい」と伝えれば、その通りに動くものを組み立ててくれます。

進め方としては、次の順番をおすすめしています。

• 契約ごとの表を最初に作る：一つの管理受託契約を軸に、説明、締結、帳簿、入金、苦情、報告までを一つの流れにそろえる。以降の抜き出しはすべてここから出す
• いま使っている記録をそのまま材料にする：契約書と説明書、会計の画面から出した入出金、苦情の受付の記録、営業所の名簿は、形式がばらばらのまま読ませる。現場に新しい入力の型を押しつけない
• 抜けているものを出すところまでにする：作ったその日から効くのは「契約の番号の欄が空いている入金を、その日のうちに並べる」といった機能です。送金や説明の判断の方向には広げない
• 本番の情報を入れる前に線引きを決める：試作はダミーのデータで動かし、実際のオーナーや入居者の情報を通すのは、扱いの決まりを文書にしてからにする
• 動いたら業務管理者や営業所の担当者に見せて、次を決める：机上で仕様を固めるより、動くものを1つ見せたほうが「月の初めに、報告の期限と説明の抜けと業務管理者の配置をまとめて確かめたい」という次の要望が具体的に出てきます

この進め方を、自社の実際の業務を題材にして数日で一巡させるのが、AI CODEMYの研修の中身です。研修としての実施には人材開発支援助成金が使える場合があります。制度の要件や助成の内容は改正されることがあるため、生成AI研修に使える助成金の解説記事とIT導入補助金と研修の関係を確認のうえ、最新の情報は必ず所管の窓口でご確認ください。

まとめ：契約の説明から報告までを道具に追わせる

本記事の要点を整理します。

• 賃貸住宅管理会社で時間を食っているのは、管理受託契約の前の説明と契約の書面、委託者ごとの帳簿と家賃の分別管理、オーナーへの管理業務報告、登録の更新と業務管理者という4か所
• 重要事項説明は契約の版ごとに説明した日、説明した人、書面を渡した日を持ち、契約を変えたときは前の版を残して新しい版を足す
• 帳簿は委託者と契約ごとに六つの事項を持って事業年度の末日で閉じ、入出金には必ず契約の番号を持たせて、どの契約のお金かを帳簿で分ける
• オーナーへの定期報告は契約を結んだ日から数えて一年を超えないように並べ、苦情の記録から報告の対象期間の分を引いてくる
• 登録の更新の申請期間と変更の届出の期限、営業所ごとに業務管理者が欠ける日を、人事の異動の案が出た段階で見張る
• お金を動かすこと、オーナーへの説明と契約の条件、修繕の要否と入居者への対応、オーナーと入居者の情報の扱いは、道具を入れても人の手元に残す

賃貸住宅の管理は、オーナーから預かった建物とお金を、入居者の暮らしに合わせて毎日動かし続ける仕事です。そして、その手続きと期限を見張る道具をいちばんうまく作れるのは、どのオーナーへの報告が遅れやすく、どの月に入金の振り分けが詰まるかを知っているフロントや事務の担当者自身です。大きな管理システムの入れ替えを待つより、自分たちで小さく作って育てるほうが速く、そして安く済む段階に来ています。

本記事の業務の切り分けは、オーナーから管理業務の委託を受けて賃貸住宅を管理する一般的な賃貸住宅管理会社の、契約の手続きから入金の管理、入居者の対応、オーナーへの報告までの業務の流れをもとにした整理です。本文中の規定は、国土交通省のウェブサイトに掲載されている賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の第三条、第七条、第十二条、第十三条、第十四条、第十六条、第十八条、第二十条、第二十一条、同法施行規則（賃貸住宅管理業に関する規定を加えた改正省令）の第三条、第四条、第三十六条、第三十八条、第四十条、「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方」（令和5年3月31日施行）、「賃貸住宅管理業法FAQ集」（令和7年10月9日時点）を、2026年10月22日に確認しています。確認した日はe-Gov法令検索がメンテナンス中だったため、現行の条文との照合はしていません。条番号を含む最新の条文はe-Gov法令検索でご確認ください。サブリースの契約（特定賃貸借契約）には別の規定があります。自社への当てはめは、管轄の地方整備局の窓口や専門家にご確認ください。制度の内容は改正されることがあります。助成金の要件・助成率も同様です。