受注案件の納期と進捗を管理するツールを非エンジニアがClaude Codeで内製する手順｜非エンジニア向け

なぜ受注案件の進捗管理を内製するのか

納期の遅れが直前まで見えないのは、担当者が報告を怠っているからではありません。受注から納品までのあいだだけ、案件を束ねて眺められる場所が社内にないからです。多くの会社で次のようなことが起きています。

• 受注した事実は営業担当の頭とメールの往復にあり、社内の誰もが見られる一覧になっていない
• 制作や製造や施工の現場は自分が抱えている作業しか見ておらず、他部署が抱えている納期は分からない
• 見積書と請求書は書類として残るのに、その間の「いまどこまで進んだか」を残す場所だけがない
• 順調な案件も遅れている案件も同じ扱いで並んでおり、先に手を打つべきものが浮かび上がらない

進捗が見えないまま納期が近づくと、間に合わないと分かる時期はいつも手遅れです。人を増やす、外注に回す、顧客に前もって相談する——どの手も、早く気づけば選べたはずのものばかりです。にもかかわらず、この管理は「納期の近い順に並べ、動きが止まっているものを抜き出す」という機械的な処理が中心で、実は仕組み化しやすい領域です。販売管理や生産管理の専用システムもありますが、在庫や原価や会計との連携まで前提にした重いものが多く、まず自社の進行中の案件がどうなっているかを知りたいだけの段階には過剰なことがあります。検討しているあいだにも納期は来ます。自社のいま抱えている案件だけに絞った身軽な一覧を先に作れるのが内製の強みです。営業側の動きと合わせて考える進め方は営業部門がClaude Codeで内製する方法、バックオフィス全般の考え方はバックオフィス業務をClaude Codeで効率化する方法で整理しています。

作るツールの全体像

今回作るのは、受注した案件を一か所に集め、納期が近づいているものと動きが止まっているものを先に浮かび上がらせる小さなツールです。流れは次のとおりです。

• 案件の記録：案件名・顧客名・納期・進捗状況を、受注した時点で一件ずつ短く残す
• 納期順の並べ替え：納期の近い順に自動で並べ、次に来るものが一目で分かる形にする
• 止まっているものの抜き出し：納期が近づいているのに進捗が変わっていない案件を抜き出す
• 抜けの洗い出し：担当者が決まっていない案件と、納期が入っていない案件を出す
• 納品後の引き渡し：納品済みなのに請求に回っていない案件を抜き出し、締めの前に拾う

大切なのは、最初から工程を細かく分けようとしないことです。「設計中」「材料手配中」「加工中」「検査中」と現場の実態に合わせて刻みたくなりますが、段階が増えるほど更新の手間も増え、やがて誰も動かさなくなります。まずは「未着手」「進行中」「納品済み」の三つ程度から始めれば十分です。それだけでも、動いていない案件は浮かび上がります。案件名も社内で呼んでいる名前をそのまま使い、顧客名も請求書に書いている表記に合わせておけば、あとで突き合わせるときに困りません。段階を増やすのは、粗いまま数か月回してみて足りないと感じてからで間に合います。

用意するもの

準備するのは次の3つだけです。特別な開発環境は必要ありません。

• Claude Code：指示を出すと、必要なファイルを自動で作ってくれます。導入手順はClaude Codeのはじめ方を参照してください。
• いま抱えている案件の一覧（数件ぶんで十分）：案件名と顧客名と納期が分かれば、Claude Code が一覧の形をつかめます。全件をそろえる必要はありません。
• 社内で使っている進捗の言い方：「着手前」「作業中」など、現場がふだん口にしている言葉をそのまま持ち込んでください。新しい用語を作る必要はありません。

受注の内容には、顧客名・取引金額・納入先など社外に出せない情報が含まれます。台帳に書き写すのは進捗を追うのに必要な項目にとどめ、金額や契約条件まで一つのファイルに集めるかどうかは先に決めておくのが安全です。試す段階でも社内の情報の取り扱いルールに沿って作業してください。業務でAIを安全に使う考え方は業務AI利用時の情報漏えい対策で解説しています。

Claude Codeへの指示と作成手順

ここからは、実際にClaude Code へ出す指示の流れを順番に見ていきます。専門用語は使わず、ふだんの言葉で頼むのがコツです。

第一段階：いま抱えている案件をそのまま渡す。「受注した案件が、いまどこまで進んでいるかを一覧で見られるようにしたい」と目的を伝え、手元にある案件の情報を渡します。営業担当のメモでも、ホワイトボードを書き写したものでも構いません。「案件名・顧客名・納期・進捗状況を残したい」と項目を伝えれば、Claude Code が一覧の土台を作ってくれます。まずは進行中の数件だけを入れて、更新するのが面倒でない形になっているかを確かめます。ここで入力が重いと感じたら、その場で「もっと短く済ませたい」と伝えて削ってください。更新されない一覧は、無いのと同じです。

第二段階：納期の近い順に並べ、止まっているものを抜き出させる。案件が入り始めたら、「納期の近い順に並べて、納期が近づいているのに進捗が変わっていない案件を抜き出してほしい」と伝えます。ここが本記事でいちばん大事なところです。納期順に並べるだけなら手作業でもできますが、危ないのは「納期が遠い案件」ではなく「納期が近いのに動いていない案件」です。この二つを重ねて初めて、先に手を打つべきものが浮かび上がります。あわせて「担当者が決まっていない案件」と「納期が入っていない案件」も抜き出してもらってください。この二つは、たいてい受注の連絡が現場に届いていない案件です。抜き出した内容を毎週の打ち合わせの冒頭で読み上げる形にすると、気づく時期が顧客からの催促のあとから週の初めへ移ります。

第三段階：見積もりと請求のあいだをつなぐ。「納品済みになっているのに、請求に回っていない案件を抜き出してほしい」と伝えます。受注管理を作る値打ちの半分はここにあります。納品と請求のあいだで案件が落ちると、そのぶんは請求されないまま消えます。締めのときに慌てて探すのではなく、一覧の側から先に拾えるようにしておくのが安全です。案件名と顧客名の書き方を見積書作成ツールの作り方や請求書発行ツールの作り方で作った仕組みとそろえておくと、見積もり・受注・請求が別々の場所に分かれずに一本の線でつながります。案件ごとにどれだけ時間を投じたかを合わせて見たい場合は案件別の工数を集計するツールの作り方で作った記録と同じ案件名を使ってください。

第四段階：日々の作業と切り分けて運用に乗せる。一覧が動き始めたら、「進捗を更新したら、その日付も一緒に残してほしい」と伝えます。いつ最後に動いたかが残ると、止まっている期間の長さが分かり、抜き出しの精度が上がります。案件の中の細かいやること——誰がいつまでに何をするか——までこの一覧に詰め込む必要はありません。そちらはタスク管理ツールの作り方で作った一覧に置き、案件の一覧は「案件がどこまで進んだか」に絞るほうが、どちらも軽いまま続きます。完成したら操作の流れをメモに残しておくと、担当が交代しても同じ形で回せます。

つまずきやすい点と回避策

はじめて内製する方が引っかかりやすいポイントを、先回りしてお伝えします。

顧客に約束した納期と、社内で仕上げる期日を一つにしてしまうこと。これが最も気をつけたい点です。顧客に伝えた納期をそのまま社内の期日として使うと、その日に間に合わせる前提で全部が動き、検査や手直しや配送の時間が残りません。結果として、社内では間に合ったつもりでも顧客の手元には遅れて届きます。一覧には顧客に約束した納期と、社内で仕上げると決めた日を別に持ってください。何日前に置くかは製品や工程によって違うので、自社で決めた日数をそのまま入れれば十分です。抜き出しの基準は社内の期日のほうにしておくと、気づく時期が前倒しになります。物流や配送の段取りまで含めて考える進め方は物流業がClaude Codeで内製する方法で解説しています。

進捗の更新を、遅れを責める材料にすること。止まっている案件が抜き出されるようになると、なぜ動いていないのかを問い詰める場になりがちです。そうなると現場は実態より進んだ段階に更新するようになり、一覧は正しく見えたまま何も知らせてくれなくなります。実際、進捗管理が形骸化する原因の多くは入力の手間ではなく、正直に書くと詰められるという警戒です。抜き出しは責める材料ではなく「手が足りていない場所を先に見つけるための道具だ」と最初に説明し、遅れが分かったときにまず助けが出る運用にしてください。数字が正直に集まっている状態を保つほうが、細かい工程管理より先に効きます。同じ構図はヒヤリハットの記録でも起きるため、ヒヤリハット記録ツールの作り方もあわせて参考になります。

間に合うかどうかの判断まで、ツールに任せようとすること。抜き出しはあくまで「納期が近いのに動いていない」という機械的な条件に当てはまったものの一覧で、その案件が本当に危ないかどうかは分かりません。数日で終わる作業なら止まっていても問題ありませんし、逆に順調に見えても材料が届かなければ間に合いません。間に合うかどうかの見立てと、顧客に前もって相談するかどうかの判断は人が持ってください。ツールに任せるのは、近づいているものと止まっているものを漏れなく机の上に出すところまでです。材料や在庫の側から先に手を打ちたい場合は在庫アラートツールの作り方、製造現場での使い方は製造業がClaude Codeで内製する方法、社内で作ったツールを長く使い続ける工夫は内製ツールの保守の進め方で解説しています。

まとめ：抜き出しはツールに、間に合わせる判断は人に

本記事の要点を整理します。

• 納期の遅れが直前まで見えない原因は報告不足ではなく、受注から納品までを束ねて見る場所がないこと
• 作るのは「案件の記録→納期順の並べ替え→止まっているものの抜き出し→抜けの洗い出し→請求への引き渡し」の小さなツール
• 用意するのはClaude Code・いま抱えている案件の一覧・社内で使っている進捗の言い方の3つだけ
• 進捗の段階は三つ程度から始め、現場の工程どおりに細かく刻まない
• 顧客に約束した納期と社内で仕上げる期日は分けて持ち、抜き出しの基準は社内の期日に置く
• 間に合うかどうかの見立てと顧客への相談の判断は人が持ち、ツールは抜き出しまで

抜き出しはツールに任せ、間に合わせるための手を打つ判断は人が持つ——この役割分担を押さえれば、納期の遅れは「顧客に言われて気づくもの」から「社内で先に気づけるもの」へ変わります。まずはいま抱えている案件を数件、Claude Code に渡して一覧の形にするところから始めてみてください。受注のあとの顧客対応まで含めて軽くしたい場合は営業フォローアップの通知ツールの作り方もあわせてご覧ください。研修費用の負担を抑えながら社内に内製できる人を増やす方法は生成AI研修に使える助成金もご確認ください。