部署の業務を棚卸しして属人化と自動化の候補を洗い出すツールを非エンジニアがClaude Codeで内製する手順｜非エンジニア向け

なぜ業務の棚卸しを内製で持つのか

業務の棚卸しは、多くの会社で「必要なのは分かっているが、いつも途中で止まる仕事」です。理由ははっきりしていて、棚卸しそのものが誰の担当業務にもなっていないからです。誰かが号令をかけると、各自が思い出せる範囲で表を埋め、集まったころには最初に書いた人の内容が古くなっています。そして完成しないまま次の期が始まります。この状態だと、次のようなことが起きます。

• 担当者が休んだ日に、その週にやるはずだった処理が誰にも引き継がれていないと分かる
• 異動が決まってから引き継ぎ書を書き始め、書いた本人しか読めない手順書が増える
• 自動化の話が出ても、どの業務にどれだけ時間がかかっているかの見当がなく、着手先を決められない
• 忙しさの訴えが人によって強さの違いだけで語られ、実際にどこへ時間が流れているか誰も言えない
• 一人しかできない業務が積み上がっていることに、その人が辞めると言い出すまで気づかない

ここで扱っているのは「何の業務が、誰の手で、どれくらいの頻度で回っているか」という、並べて数える作業が中心の処理です。件数が多く、部署をまたいで形式がばらばらで、人がやると集計の途中で力尽きます。機械に向いた仕事です。逆に「この業務をやめてよいか」「誰に移すか」「今期どれから自動化するか」という判断は、事情と優先順位と人の得手不得手を知っている管理職にしかできません。業務可視化を掲げた製品もありますが、全社の展開と分類体系の整備が前提になっていて、それが整うのを待っているうちに、また一人分の引き継ぎが手書きのメモで終わります。まずは「自分の部署の業務が一覧で見えて、一人しかできない業務が名指しできるだけ」の身軽な仕組みを先に作れるのが内製の強みです。棚卸しの結果を受けて実際に何をどう自動化するかは定型業務をAIで自動化する進め方で扱っています。本記事はその手前、どれを候補に挙げるかを決める材料を作る話です。

作るツールの全体像

今回作るのは、部署の業務を一件ずつ並べ、偏りが目に見える形にする小さなツールです。流れは次のとおりです。

• 業務の記録：業務名・担当者・頻度・1回あたりのおおよその時間を、一件ずつ短く残す
• 代われる人の記録：担当者とは別の欄に、その業務を代わりにできる人がいるかどうかを持つ
• 負荷の見当：頻度と1回あたりの時間から、月あたりのおおよその重さを機械に計算させる
• 候補の抜き出し：代われる人がいない業務、重い割に手順が残っていない業務、頻度が高く形が決まっている業務を、それぞれ分けて出す
• 部署ごとの集計：どこにどれだけ寄っているかを数え、体制を考えるときの材料として残す

この設計でいちばん大事なのは、二つ目です。担当者の欄だけで済ませないでください。担当者の名前が入っていれば「その人がやっている」ことは分かりますが、「その人しかできない」ことは分かりません。ところが棚卸しで本当に見つけたいのは後者です。代われる人の欄を別に持たせて初めて、空欄の行を機械が名指しできます。担当者の欄に二人目の名前を並べて済ませたくなりますが、それだと「二人で分担している業務」と「本来一人だが緊急時なら頼める人がいる業務」が同じ見た目になり、分けて数えられません。欄を分けるだけの単純な違いですが、後から足すのは大変です。過去の行には代われる人の情報がそもそも書かれていないので、全件をもう一度聞いて回ることになります。逆に、最初から項目を増やすのは避けてください。業務の目的・関係部署・使っているシステム・根拠となる規程と並べたくなりますが、増えるほど埋まらなくなり、埋まらない台帳は誰も見ません。このツールが引き受けるのは、業務を並べて偏りを名指しするところまでです。案件ごとの正確な投入時間は案件ごとの工数を集計するツールの作り方、日々のやることの管理はタスク管理ツールの作り方と役割を分けておくと、どれも軽いまま続きます。

用意するもの

準備するのは次の3つだけです。特別な開発環境は必要ありません。

• Claude Code：指示を出すと、必要なファイルを自動で作ってくれます。導入手順はClaude Codeのはじめ方を参照してください。
• 自分の部署の業務を書き出したメモ（20件程度で十分）：思いつく順で構いません。整った形になっている必要はありません。
• 過去の引き継ぎ書か手順書（1つで十分）：どんな粒度で業務を書き表しているかが分かる形になっていることが大事です。

メモを用意するときは、毎日やっている目立つ業務だけでなく、月に一度しか回ってこない処理・期末にだけ発生する作業・誰かに頼まれたときだけ動く仕事を必ず混ぜてください。毎日の業務ばかりを見て作ると、頻度の低い業務を持てない形になり、いちばん引き継ぎで抜けやすい「年に数回しか来ない、あの人しか知らない処理」が最後まで台帳に載りません。担当者名や業務の内容をAIに渡すときの考え方は業務AI利用時の情報漏えい対策で解説しています。ここで扱うのは個人の働き方に紐づく情報なので、どこまで扱ってよいかを上長と人事に先に確認してから進めてください。

Claude Codeへの指示と作成手順

ここからは、実際にClaude Code へ出す指示の流れを順番に見ていきます。専門用語は使わず、ふだんの言葉で頼むのがコツです。

第一段階：粒度を決めて、業務を一行ずつ並べさせる。「部署の業務を並べて、偏りが見える形にしたい」と目的を伝え、手元のメモを渡します。「業務名・担当者・頻度・1回あたりのおおよその時間の4項目を残したい」と項目を伝えたうえで、粒度の基準を必ず一緒に伝えてください。おすすめは「引き継ぐときに、一行で頼める単位」です。ここが本記事でいちばん大事なところです。粒度を決めずに始めると、几帳面な人は画面の操作ひとつずつまで刻み、大まかな人は部署の役割そのものを一行で書きます。同じ台帳に両方が混ざると、件数も時間も比べられなくなり、集計が意味を失います。Claude Code に手元のメモを読ませて「この基準に照らして細かすぎる行と粗すぎる行を指摘して」と頼むと、自分では気づけない粒度のばらつきが最初に見つかります。

第二段階：代われる人の欄を別に持たせる。「担当者とは別に、その業務を代わりにできる人がいるかどうかの欄を作ってほしい」と伝えます。ここは名前を書いてもらってもよいですが、まずは「いる／いない／頼めば何とかなる」程度の三段階で十分です。埋めるのが軽いほど、最後まで埋まります。あわせて「代われる人がいない業務を抜き出して、月あたりの重さが大きい順に並べてほしい」と頼んでください。一人しかできない業務は、それだけでは危険度が測れません。年に一度の軽い処理なら当面は放っておけますが、毎週まわってくる重い処理なら、その人が休んだ瞬間に業務が止まります。重さと掛け合わせて初めて、手を打つ順番が決まります。

第三段階：頻度と時間から、おおよその重さを計算させる。「頻度と1回あたりの時間から、月あたりのおおよその時間を出してほしい」と伝えます。ここで大事なのは、正確さを求めないことです。時間は「だいたい何分か」の見当で構いません。ストップウォッチで測ろうとした瞬間に棚卸しは止まりますし、そもそもここで欲しいのは請求のための実績値ではなく、並べて比べるための目安です。正確な数字が要る場面は別にあるので、そちらは案件ごとの工数を集計するツールの作り方に任せてください。出てきた数字は「一位と二位がどれくらい違うか」を見る材料として扱い、合計を予算や人員の根拠にそのまま使わないほうが安全です。並べ替えができたら、上位の行だけを見て「これは形が決まっているか」「毎回同じ判断をしているか」を人が確かめます。形が決まっていて頻度が高いものが、自動化の入口として現実的な候補です。

第四段階：手順の有無を並べ、見直しの記録を残させる。「その業務の手順書があるかどうかの欄を足して、重い業務のうち手順が残っていないものを抜き出してほしい」と伝えます。代われる人がいない理由の多くは、その人の能力ではなく、単に手順がどこにも書かれていないことです。抜き出した行から順に手順を起こしていけば、属人化はそれだけで薄まります。手順書そのものを起こす作業は業務マニュアル・手順書を自動生成するツールの作り方が使えます。最後に「いつ誰が棚卸しを見直したかを残せるようにしてほしい」と伝えてください。業務は静かに増えたり消えたりするので、一度作った台帳は放っておくと必ず古くなります。半年に一度でも見直しの記録が残っていれば、次に見る人が「どこまで信じてよい台帳か」を判断できます。抜き出した候補を実際の作業に落とすときはタスク管理ツールの作り方で作った一覧に載せ、内製で作るものの選び方はClaude Codeで業務ツールを作る5ステップもあわせてご覧ください。

つまずきやすい点と回避策

はじめて内製する方が引っかかりやすいポイントを、先回りしてお伝えします。

業務の粒度を決めずに書き始めること。これが最も多い失敗です。棚卸しは、始めるのは簡単で、終わらせるのが難しい仕事です。そして終わらない原因のほとんどは、粒度がそろっていないことにあります。細かく刻みすぎると、一人分を書き出すだけで数百行になり、途中で嫌になって止まります。粗すぎると「顧客対応」「経理業務」のような行が並び、誰が読んでも中身が分からないので、代われる人がいるかどうかも判断できません。「引き継ぐときに一行で頼める単位」という基準を先に決め、最初の数行を書いた時点で他の人に見せて感覚を合わせてください。あとから粒度を直すのは、全件を書き直すのとほぼ同じ手間になります。なお、粒度がそろっていないまま集計すると、細かく書いた几帳面な人ほど件数も合計時間も大きく出ます。それは働き方の違いではなく書き方の違いなので、数字を見る前に必ず粒度をそろえてください。

棚卸しを、人員配置や評価の材料として扱うこと。この台帳は、書き方ひとつで簡単に歪みます。集計結果が人を減らす判断に使われると受け取られた瞬間から、業務は多めに書かれ、時間は長めに申告され、代われる人の欄は空欄で埋まります。逆に、頑張りを見せる場だと受け取られれば、実際にはやめてもよい業務まで大切な仕事として並びます。どちらの場合も、出来上がるのは実態から離れた台帳です。何のために棚卸しをするのか——引き継ぎで抜けを出さないため、自動化の着手先を決めるため——を、使い始める前に言葉にして共有してください。あわせて、書いた本人が「この業務はやめてよいと思う」と言える欄を用意しておくと、現場からしか出てこない情報が集まります。やめる・移す・自動化するの判断そのものは管理職が持ちます。ツールが引き受けるのは候補の抜き出しまでです。

時間の数字を、正確なものとして扱ってしまうこと。棚卸しの時間欄は見当で書いた数字なので、足し合わせても実際の労働時間とは一致しません。ところが表になって並ぶと、つい合計を根拠として使いたくなります。合計が実態より大きければ「これだけ無駄がある」という話になり、小さければ「まだ余裕がある」と読まれます。どちらも台帳が答えられる問いではありません。この数字は、業務同士を比べて順番を付けるためのものだと割り切ってください。人員や予算の根拠として使う数字は、目的に合った測り方で別に取る必要があります。費用対効果の考え方は生成AIのROI・費用対効果の出し方で解説しています。作ったあとも業務は変わっていくので、たまに見直す時間を取ってください。長く使い続ける工夫は内製ツールの保守の進め方で解説しています。

まとめ：候補の抜き出しはツールに、やめる・移す・自動化するの判断は人に

本記事の要点を整理します。

• 棚卸しが終わらないのは怠慢だからではなく、粒度の基準がないまま各自が思い出す形になっていること
• 作るのは「業務の記録→代われる人の記録→重さの計算→候補の抜き出し→部署ごとの集計」の小さなツール
• 用意するのはClaude Code・自分の部署の業務メモ20件程度・過去の引き継ぎ書1つの3つだけ
• いちばん効くのは粒度を「引き継ぐときに一行で頼める単位」に決めてから書き始めること
• 担当者と代われる人は別の欄で持つ。同じ欄にまとめると、一人しかできない業務を名指しできない
• やめる・移す・自動化するの判断は人と管理職が持ち、ツールは偏りと候補の抜き出しまで

偏っている場所を名指しするのはツールに任せ、どう手を打つかの判断は人が持つ——この役割分担を押さえれば、業務の棚卸しは「毎年やろうとして途中で止まる仕事」から「引き継ぎと自動化の着手先が翌週には出てくる仕組み」へ変わります。まずは自分の担当業務を20行だけClaude Code に渡して、代われる人の欄が空いている行を抜き出すところから始めてみてください。入社と退職の手続きの抜け漏れは入社・退職手続きのチェックリスト管理ツールの作り方、自動化の進め方は定型業務をAIで自動化する進め方もあわせてご覧ください。研修費用の負担を抑えながら社内に内製できる人を増やす方法は生成AI研修に使える助成金もご確認ください。