来客の受付記録・入退館管理ツールを非エンジニアがClaude Codeで内製する手順｜非エンジニア向け

なぜ受付の紙の名簿は何十年も残っているのか

来客の記録は、どの会社にもあります。ビルの入館証と引き換えに書く用紙、受付台のバインダー、内線電話の横に置かれたノート。形はさまざまですが、書いてもらっている項目はほとんど同じです。来訪の日付、会社名、氏名、訪問先の部署か担当者名。ここまでは全社共通と言っていいくらい揃っています。にもかかわらず、この記録が何かの役に立った、という話はあまり聞きません。理由は単純で、書かれたあと誰も読まないからです。

読まれないのは、読める形になっていないからです。バインダーは日付順に綴じられていて、それ以外の並べ方ができません。「先月うちの部署に何社来たか」を知りたければ全ページをめくるしかなく、「今この建物に外部の人が何人いるか」に至っては、めくっても分かりません。入館の欄と退館の欄が別々の紙に分かれている運用も多く、その場合は二つの束を突き合わせる作業になります。誰もやらないので、記録は書かれて、綴じられて、そのまま棚に移り、何年ぶんも積み上がっていきます。実際には、次のようなことが起きています。

• 次に来たお客様が、同じページに書かれた他社の会社名と氏名をそのまま読める状態になっている
• 退館の欄が空のまま何ページも続いていて、在館中なのか記入漏れなのか区別がつかない
• 帰るときに受付を通らない導線があり、そもそも退館の記入が構造的に発生しない
• 訪問先の欄が「営業部」「営業」「山田様」とばらばらで、部署ごとの件数が数えられない
• 何年ぶんの名簿を、いつまで持っておくのかが誰にも決まっていない
• 担当者が変わると、そもそもこの記録を何のために取っているのかが引き継がれない

ここで扱っているのは「来た人を一行として記録する」ことと「帰った時刻を書き足す」ことの二つだけです。判断らしい判断はほとんど含まれていません。それでも紙から抜け出せないのは、市販の受付システムがビルの入退館ゲートやセキュリティカードとの連携まで含んだ大がかりな作りで、事務所ひとつぶんの受付にとっては過剰だからです。ここに内製の出番があります。自社の受付の導線に合わせた小さな一覧なら、総務の担当者が自分の手で作れます。総務の定型業務を全般にどう仕組みへ寄せるかは総務・バックオフィスをClaude Codeで効率化する方法もあわせてご覧ください。

作るツールの全体像

今回作るのは、「今この建物に外部の方が何人いるか」と「この記録はいつ捨てられるか」の二つに常に答えてくれる小さなツールです。流れは次のとおりです。

• 来客の記録台帳：来訪日・会社名・氏名・訪問先を、一件一行で持つ
• 在館中の一覧：入館時刻と退館時刻を同じ行の二つの欄として持ち、退館時刻が空の行を抜き出す
• 保存期間を過ぎた記録の抽出：自社で決めた年限を過ぎた行を、消去の対象として並べる
• 訪問先ごとの集計：部署ごと・月ごとに、来客の件数を数え上げる

この設計でいちばん大事なのは、来客が書き込む画面と、社内が見る一覧を分けることです。紙の名簿がいちばん批判されてきたのは、書きにくいことでも、集計できないことでもありません。次に書く人が前の人の記録を読めてしまうことです。ところが、その名簿をそのまま画面に置き換えて受付台にタブレットを置くと、まったく同じことが起きます。むしろ紙より広く見えます。バインダーは開いているページしか読めませんが、一覧の画面は上下に動かせば何か月ぶんでも読めるからです。来客に触ってもらう画面には、その人が今書いた行だけが見えていれば十分で、過去の行は一件も表示する必要がありません。社内の一覧は、社員だけがアクセスする別の画面として持ちます。この分離は、単に気配りの問題ではありません。個人情報取扱事業者には、取り扱う個人データの漏えい・滅失・毀損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることが求められています（個人情報の保護に関する法律第二十三条）。受付台に置いた画面から他社の来訪記録が読める状態は、この措置が足りていない典型的な形です。

法令の押さえどころも、先に整理しておきます。来客の氏名は、当該情報に含まれる氏名その他の記述等により特定の個人を識別できるものにあたるため、個人情報です（同法第二条第一項第一号）。個人情報を取り扱うにあたっては、その利用目的をできる限り特定しなければならないとされています（同法第十七条第一項）。そして受付票のように本人から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対しその利用目的を明示しなければならないとされています（同法第二十一条第二項。ただし人の生命・身体・財産の保護のために緊急に必要がある場合を除く）。紙の記録を画面に置き換えるとき、この「明示」がどこにも残っていない状態になりがちなので、受付の画面に一文を置くところまでを設計に含めてください。保存については、利用目的の達成に必要な範囲内で個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努めなければならないとされています（同法第二十二条）。条文はe-Gov法令検索の個人情報の保護に関する法律で確認できます（本記事では2026年8月28日に一次確認しています）。ただし、自社の受付記録について利用目的をどう定めるか、何年で消去するか、入館証やビルの共用受付との関係をどう整理するかは、業種・建物の管理形態・自社の規程によって変わります。実際の当てはめは、社内の個人情報保護の担当部署、ビル管理者、および顧問の弁護士や社会保険労務士にご確認ください。

用意するもの

準備するのは次の3つだけです。特別な開発環境は必要ありません。

• Claude Code：指示を出すと、必要なファイルを自動で作ってくれます。導入手順はClaude Codeのはじめ方を参照してください。
• 今使っている受付票か名簿の現物：直近の一週間ぶんで十分です。どんな項目を書いてもらっているかが分かれば足ります。
• 訪問先として選べる部署か担当者の一覧：社内の組織図か、内線表で構いません。訪問先の表記をそろえるために使います。

ここで一つだけ、渡す前に必ず確認してほしいことがあります。過去の来客名簿の実物を、そのままClaude Codeに読み込ませないでください。これから作るのは仕組みであって、過去の記録を移し替えることではありません。項目の並びを知りたいだけなら、氏名と会社名を塗りつぶした一枚か、白紙の様式で十分です。取引先の来訪記録は、自社の情報であると同時に相手方の情報でもあります。何を渡してよいかの線引きに迷う場合は、生成AIの情報漏えい対策で判断の基準を決めてから進めてください。訪問の予定そのものを調整する側の仕組みは日程調整ツールの作り方、いただいた名刺をあとで一覧にする側は名刺管理ツールの作り方で扱っています。

Claude Codeへの指示と作成手順

ここからは、実際にClaude Codeへ出す指示の流れを順番に見ていきます。専門用語は使わず、ふだんの言葉で頼むのがコツです。

第一段階：受付で入力する画面と、社内で見る画面を、最初から二つに分けて作らせる。「来客の受付記録を作りたい。受付に置いてお客様自身に入力してもらう画面と、社内の人間だけが見る一覧の画面を、別々に作ってほしい。受付の画面には、その人が今入力した内容だけが出るようにして、過去の来客は一件も表示しないでほしい」と伝えます。順番が大事です。一覧を先に作ってから「あとで受付用の画面も足そう」とすると、たいてい一覧の画面をそのまま受付台に置くことになります。最初に二つあるものとして頼んでください。あわせて「受付の画面に、この記録を何のために使うのかを書いた一文を表示してほしい」と伝えます。文面そのものは自社で決めるものなので、ツールに考えさせず、社内で確定した文言を置き場所として用意させるのが正しい進め方です。

第二段階：記録の項目を四つに絞り、訪問先だけは選ぶ形にさせる。「一件一行で、来訪日・会社名・氏名・訪問先の四つを持たせてほしい。訪問先は自由入力ではなく、渡した部署の一覧から選ぶ形にしてほしい」と伝えます。四つに絞るのは、欄を増やすと入力が止まるからです。用件や商談の内容を書いてもらう欄を足したくなりますが、これはやめてください。来客の受付という利用目的から考えて、面談の中身まで受付票に残す必要はほとんどなく、目的の範囲を広げただけ管理する対象が増えます。訪問先を選ぶ形にするのは、集計のためです。自由入力にすると「営業部」「営業」「営業本部」「山田」が混ざり、部署ごとの件数が最後まで出せません。表記をあとからそろえる作業がどれだけ厄介かは、顧客リストの名寄せツールの作り方で扱っているとおりです。最初に選択式にしておけば、この作業そのものが発生しません。

第三段階：入館と退館を同じ行の二つの欄にして、在館中を抜き出させる。「入館の時刻と退館の時刻を、同じ行の二つの欄として持たせてほしい。退館の時刻が空になっている行を、在館中として別に並べてほしい」と伝えます。ここが本記事でいちばん実務に効くところです。入館の記録と退館の記録を別々の行として積んでいく形にすると、在館中の人を出すために二つの行を突き合わせる処理が必要になり、同じ会社の同じ担当者が一日に二度来たときに、どちらの入館とどちらの退館が対応するのかが決まらなくなります。一行に二つの欄を持たせておけば、在館中の判定は「右の欄が空かどうか」だけで済みます。あわせて必ず伝えてほしいのが、「退館の時刻を推測で埋めないでほしい」という一言です。だいたい一時間くらいで帰るから、営業時間が終わったから、という理由で自動的に埋められると、在館中の一覧は一見きれいになりますが、何も表さない表になります。空欄のまま残っていることそのものが、この台帳が持つべき情報です。そのうえで「前日以前に入館して、まだ退館の時刻が入っていない行」を別に抜き出させてください。多くは記入漏れですが、記入漏れが溜まっていること自体が、受付の導線に穴があるという事実を教えてくれます。日々の細かな仕事を仕組みに寄せる考え方は定型業務をAIで自動化する進め方もあわせてご覧ください。

第四段階：保存の年限と、部署ごとの件数を出させる。「来訪日から自社で決めた年数が過ぎた行を、消去の対象として並べてほしい。あわせて、訪問先の部署ごと・月ごとに件数を数えてほしい」と伝えます。年数は必ず自社で決めた値を渡してください。何年が適切かをツールに判断させないことです。利用する必要がなくなったときに遅滞なく消去するよう努める、という求めに対して、「必要がなくなった」がいつなのかを決めるのは会社であって、機械ではありません。決めた年限を台帳の設定として持たせておけば、あとは毎月見るだけで済みます。部署ごとの件数は、受付の運用を見直すときに効きます。来客の大半が一つの部署に集中しているなら、その部署の近くに応接を移すほうが早い、といった判断につながります。ここでも、出てきた数字を来客の傾向そのものとして扱わないでください。ツールが出せるのは「台帳に入っている件数」であって、実際の来訪件数ではありません。裏口から入った方や、担当者が受付を通さず直接迎えに出た方は、最初から載っていません。作ったあとに何を広げていくかの考え方はClaude Codeで業務ツールを作る5ステップが参考になります。

つまずきやすい点と回避策

はじめて内製する方が引っかかりやすいポイントを、先回りしてお伝えします。

社内向けの一覧を、そのまま受付台に置いてしまうこと。これが最も重大な失敗です。画面が一つで済むほうが作るのは簡単ですし、動かしてみた最初の日はうまくいきます。問題が起きるのは、来客が入力を終えたあとに画面がそのまま残っている数分間です。次に来た方が、その日の来訪者を上から下まで読めます。紙のバインダーで批判されてきたことが、そっくり同じ形で再現されます。しかも紙と違って、一度に読める量がはるかに多い。分けるのは面倒に見えますが、指示の段階で一言足すだけの差でしかありません。作り終えたあとで分離するほうが、はるかに手間がかかります。取り扱う個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることが求められている以上、この分離は付け足しの気配りではなく、設計の前提として置いてください。

入館と退館を、別々の行として記録してしまうこと。二番目に多い失敗です。受付を通るたびに一行を足していく形は、記録の取り方としては素直に見えます。ところがこの形にすると、在館中の人を知るために「入館の行の数から退館の行の数を引く」という処理が必要になり、同じ人が一日に複数回出入りした場合や、退館だけ記入された行がある場合に、答えが合わなくなります。合わなくなったときに原因を追えないのが、いちばん厄介なところです。一行に入館と退館の二つの欄を持たせれば、在館中は「退館の欄が空の行」そのものになります。数を引き算する必要がなく、誰が残っているのかも同時に分かります。似た考え方は他の記録でも使えるので、工数の記録ツールの作り方もあわせてご覧ください。

受付を通らない導線を放置したまま、ツールだけを作ること。三番目に注意したい点です。裏の通用口から入る、担当者がエレベーターホールまで迎えに出て一緒に上がる、常駐の業者の方は毎日通うので誰も記録しない——こうした導線が一つでもあると、在館中の一覧は「受付を通った人だけの一覧」になります。これ自体は悪いことではなく、そう理解して使えば十分に役立ちます。危ないのは、避難や安否の確認のようにこの一覧を頼りにする場面で、載っていない人がいると気づかないまま使うことです。ツールを作る前に、実際の導線を一度歩いてみて、記録が発生しない入口がどこにあるかを紙に書き出してください。そのうえで、その入口を閉じるのか、そこにも記録の手段を置くのか、あるいは「この一覧には載らない人がいる」と明記して使うのかを決めます。これは仕組みの問題ではなく運用の問題なので、ツールでは解決できません。

捨て時を決めないまま、記録だけを溜め続けること。四番目です。紙の名簿は場所を取るので、いつかは誰かが「これ、どうしましょう」と言い出します。ところが画面に置き換えた瞬間、場所を取らなくなるので、誰も言い出さなくなります。何年ぶんでも静かに溜まり、そのぶん漏れたときの影響だけが大きくなっていきます。利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努める、という求めがあることを踏まえて、作った日に年限を決めてしまってください。決め方が分からない場合でも、決めないよりは仮に置いて毎年見直すほうがましです。あわせて、消去の対象として並んだ行を実際に消すのは人の操作にしておいてください。自動で消える設計にすると、消してはいけないものが静かに消えます。書類全般の保存期間をどう管理するかは文書の保存期間を管理するツールの作り方で扱っています。長く使い続けるための見直しの進め方は内製ツールの保守の進め方で解説しています。

まとめ：在館中を数えるのはツールに、記録の目的と年限を決めるのは人に

本記事の要点を整理します。

• 受付の紙の名簿がいちばん問題なのは、書きにくさでも集計できなさでもなく、次に書く人が前の人の記録を読めてしまうこと
• 作るのは「来客の記録台帳→在館中の一覧→保存期間を過ぎた記録の抽出→訪問先ごとの集計」の小さなツール
• いちばん大事なのは、来客が書き込む画面と社内が見る一覧を最初から二つに分けること。あとから分けるより、指示の段階で一言足すほうがはるかに安い
• 入館と退館は同じ行の二つの欄にする。別々の行にすると、在館中を引き算で出すことになり、合わなくなったときに原因を追えない
• 退館の時刻を推測で埋めない。空欄のまま残っていることそのものが、この台帳が持つべき情報
• 受付を通らない導線を先に洗い出す。載っていない人がいると分かったうえで使えば役に立ち、気づかずに頼ると危ない
• 作った日に保存の年限を決める。画面に移すと場所を取らなくなるぶん、誰も捨て時を言い出さなくなる

入館の時刻と、空のままの退館の欄。この二つを並べるだけで、受付の記録は「書いてもらって綴じるだけの紙」から「今この建物に誰がいるかを答えられる仕組み」へ変わります。まずは受付票の様式を一枚だけClaude Codeに渡し、来訪日と会社名と氏名と訪問先の四つを持つ入力画面を作らせるところまでを試してみてください。共用の設備を押さえる側の仕組みは会議室・社用車の予約管理ツールの作り方で扱っているので、あわせてご覧ください。研修費用の負担を抑えながら社内に内製できる人を増やす方法は生成AI研修に使える助成金もご確認ください。